Les archives de l'État civil peuvent être consultées dans les mairies, et aux archives départementales (selon les cas). Les registres d'état civil et les minutes notariales de moins de 100 ans ne sont pas communicables au public, sauf :
Pour l'état civil et notamment pour les actes de naissance et de mariage, la justification de sa parenté directe (non collatérale) avec la personne citée dans l'acte, ou la nature de conjoint, permet l'obtention d'une copie intégrale de l'acte. Au-delà de 100 ans, la loi autorise l'accès direct aux documents (ou à leurs reproductions sur microfilm ou sur support numérique). Les archives peuvent être disponibles sous plusieurs formes :
La photocopie des registres originaux est en général interdite, afin d'éviter de les détériorer (risques de bris de la reliure sur un photocopieur ordinaire non équipé d'une « rampe » à cet effet, détérioration de l'encre par le flash lumineux de l'appareil). De même sont interdits les clichés avec un flash, auquel doit toujours être préférée la lumière naturelle (avec variation du temps d'exposition en conséquence).
À partir de 1737, en France, il existe deux séries parallèles de registres paroissiaux (jusqu'en 1792) et d'État civil (depuis 1793). Le contenu des deux séries est censé être identique. Les registres paroissiaux et d'état civil de la série « communale » sont conservés en mairie ou aux archives municipales, ou déposés aux archives départementales. Les registres paroissiaux de la série dite « du greffe » sont toujours conservés aux archives départementales.
Les listes nominatives de la population (recensement), quant à elles, ne sont consultables que passé un délai de 30 ans.
En droit français, toutes les informations sur l'accès à l'État civil sont disponibles dans les documents suivants, consultables sur www.legifrance.gouv.fr :
L'État civil d'avant et après la Révolution a été généralement microfilmé. Ces microfilms sont consultables aux archives départementales sur des lecteurs qui permettent souvent une reproduction papier. Généralement, les microfilms d'une archive départementale peuvent être envoyés dans une autre archive départementale à la demande d'un utilisateur au prix d'un certain délai.
En France, le microfilmage a souvent été réalisé par les mormons (pour des motivations religieuses). Aussi, des copies de ces microfilms peuvent être consultées dans les antennes de l'Église de Jésus-Christ des Saints des Derniers Jours, tout comme les microfilms de l'état civil de la majorité des pays occidentaux.
L'informatique a facilité certaines tâches du généalogiste. Un large éventail de logiciels (commerciaux, mais aussi gratuits et libres) permettent :
Une spécification d'échanges de données généalogiques entre les logiciels s'est peu à peu imposée : la norme GEDCOM, acronyme de GEnealogical Data COMmunication. Elle fut initialement développée par les chercheurs de la Société Généalogique de l'Utah, avec désormais la participation active de concepteurs du monde entier.
Internet facilite les échanges entre généalogistes, au niveau des méthodes et des données elles-mêmes. En outre, un nombre grandissant, quoique faible encore, d'archives départementales permettent la consultation directe et gratuite sur le web de séries entières de documents numérisés (en France : Mayenne, Vendée, Yvelines, Côtes-d'Armor, Tarn, Côte-d'Or, Sarthe, l'Eure-et-Loir depuis 05.10.2006, Vienne depuis le 02.11.2006 et la Loire-Atlantique depuis le 13.11.2006). D'autres départements français annoncent la prochaine mise en ligne de leurs archives. Le Maine-et-Loire d'ici la fin de l'année. 2007 pour les Vosges. Le site des archives départementales de l'Orne annonce la disponibilité en ligne de leurs archives généalogiques durant le premier semestre 2007.
Le service GeneaNet rassemble les bases de données de nombreux internautes. Plusieurs dizaines de milliers d'arbres en ligne sont consultables grâce au moteur GeneWeb.
Différents sytèmes d'entraide gratuits existent comme FranceGenWeb, Fil d'Ariane, ou LibrActes, qui sont destinés à l'entraide pour les demandes de copies d'actes généalogiques aux archives départementales, archives municipales et tout autre service d'archives. Les recherches sont effectuées par des bénévoles exclusivement.
D'autre part, à côté des sites de recherches généalogiques est apparu une nouvelle forme de publication et de conservation de biographies personnelles, où tout un chacun peut écrire sa propre biographie ou celle d'un proche. La conservation des biographies dans le temps pourra permettre aux généalogistes, à l'avenir, de trouver les biographies des personnes qu'ils recherchent ainsi que des informations complémentaires sur les liens de parenté de cette personne.